Luxembourg e-Archiving SA (Learch en abrégé- filiale du groupe P&T Luxembourg), tiers-archiveur luxembourgeois, vient de recevoir la certification ISO/IEC 27001 pour son Information Security Management System (ISMS) décernée à sa solution d’archivage électronique en mode SaaS : l’AaaS (Archive As A Service). ISMS couvre la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de toutes les informations traitées par Learch. La société s’est constituée en tant que tiers-archiveur au Luxembourg en novembre 2009. C’est le coffre-fort électronique d’Arcsys software qui constitue le cœur de sa plateforme d’archivage électronique sécurisée.

D’un point de vue légal, une loi du 22 décembre 1986 prévoit la dématérialisation des archives. A l’époque, elle se faisait uniquement sur microfilms. Une loi est toujours en attente afin de conférer au document électronique  la même valeur probatoire qu’au document papier.  

Cette nouvelle version est fortement axée sur l’interopérabilité et la réversibilité. Il est ainsi conforme au label FNTC-TA, format dédié aux Tiers Archiveurs de la Fédération  des Tiers de Confiance, et fruit des échanges entre l’ensemble des parties prenantes : éditeurs, tiers archiveurs et consultants spécialisés en archivage électronique à vocation probatoire. La dernière mouture de Cecurity intègre également la gestion du multilinguisme.

CDC Arkhineo a réalisé, en 2010, 600 00 euros de CA (source : Infogreffe). Chiffre difficile à comparer avec celui de ses concurrents car il est le seul à ne proposer que le tiers-archivage électronique. Ses concurrents directs comme Pitney Bowes Asterion, Docapost DPS ou Edokial ont d’autres activités que l’externalisation d’archives numériques : éditique, dématérialisation, BPO, marketing. Il est donc difficile d’estimer la part de leur CA consacrée uniquement au tiers-archivage électronique.

Le marché du tiers-archivage électronique a été estimé par serdaLAB, dans sa dernière étude « Archivage électronique et records management : acteurs, besoins et tendances », à 25,3 millions d’euros. 55% du marché est détenu par les prestataires en archivage physique (Recall, Locarchives, Everial, Iron Mountain, Archiveco, Novarchive, AGO, Archivsystem, ISE, Microlist), qui bénéficient de l’avantage d’avoir déjà des clients en archivage qu'ils peuvent, pour certains, transformer en client de leurs prestations d'archivage électronique. Parmi eux, Locarchives est le seul à avoir reçu l’agrément du ministère de la Culture pour conserver à la fois les archives papier et électroniques des administrations et collectivités territoriales.

Le reste du marché (45%) est composé de tiers-archiveurs électroniques : CDC Arkhineo, Piney Bowes Asterion, Docapost DPS ou Edokial. Les tiers archiveurs ayant reçu le label FNTC-TA (Tiers Archiveur) sont : CDC Arkhineo, Docapost, Pitney Bowes Asterion, Aspheria (Docapost) et Locarchives.

Voir la fiche serdaLAB sur CDC Arkhineo

Source : serdaLAB, CDC Arkhineo

Au-delà des gains liés à la dématérialisation pure, la solution permettrait une rationalisation complète de la comptabilité fournisseurs avec des délais de traitement considérablement raccourcis pour la saisie des factures, leur comptabilisation, leur éventuel rapprochement avec les commandes et la gestion du bon à payer. Les bénéfices sont aussi obtenus grâce à une solution de workflow (Bon à payer et validation des litiges) et une solution d’archivage. Le gain moyen sur la totalité du périmètre peut aller jusqu’à 5€ par facture.

Concrètement, les services de l’administration clôturent leur dossiers ayant une valeur archivistique, les retirent du système de gestion des affaires, appelé GEVER et développé par Fabasoft, et les versent aux archives en paquets numériques. Une interface d’export permet de créer automatiquement un paquet numérique avec les dossiers devant être versés. Le cycle de vie d’un dossier – de son ouverture, en passant par sa gestion et jusqu’à sa clôture et son versement aux archives – est ainsi géré pour la première fois du début à la fin. Les exigences définies dans Métamorphose ont été mises en œuvre par l’entreprise Fabasoft dans le produit standard (Fabasoft eGov-Suite V7 SP3 et V8.0 SP1). Le produit pourra ainsi être déployé dans d’autres structures. Historiquement, c’est le Conseil fédéral qui avait décidé en 2008 que toute l’administration fédérale devait gérer uniquement des documents électroniques via GEVER, la gestion électronique des affaires. Les Archives fédérales suisses (AFS) avaient la mission de conseiller et de soutenir les unités de l’administration dans l’introduction et la mise en œuvre de GEVER.
Source : Archives fédérales suisses (AFS)