Selon une nouvelle étude du Radicati Group, intitulée « Email statistics Report, 2012-2016 », le nombre de comptes d’email devrait progresser de 3,3 milliards en 2012 à 4,3 milliards fin 2016, au niveau mondial. Le nombre d’emails professionnels échangés en 2012 dans le monde est de 89 milliards par jour. Et devrait augmenter de 13% par an dans les quatre prochaines années. Les spams représentent en moyenne 15% des emails reçus (chiffre un peu optimiste !). Pourtant les medias sociaux et la messagerie instantanée prennent de l’ampleur : le nombre de comptes actifs de réseaux sociaux dans le monde devrait passer de 2,7 milliards en 2012 à 4,3 milliards en 2016, année où l’utilisation de l’email et des réseaux sociaux arriveraient à égalité.

Antidot publie un livre blanc sur le Linked Enterprise Data (LED), une nouvelle approche permettant la réutilisation de données et de documents dispersés. Le LED aide ainsi les utilisateurs à lutter contre l’effet de silo existant dans l’entreprise en reliant les données entre elles.

La construction du système d’information des entreprises s’est basée sur l’accumulation d’applications favorisant petit à petit la création de barrières. La problématique actuelle est de décloisonner le stockage des différents contenus avec des objectifs en termes d’efficacité et d’agilité pour faire de l'information une clé d'aide à la décision au profit des utilisateurs. Selon Gartner, les organisations bénéficiant d’une infrastructure de gestion de l’information performante pourrait avoir une rentabilité financière supérieure de l’ordre de 20%.

Le Linked Entreprise Data  s’appuie sur la création d’un espace d’information unifié nourri par l’ensemble des applications qui le composent et donc par l’ensemble des sources de l’entreprise.

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Source : Antidot

La gouvernance documentaire doit, en effet, exister pour faire face aux problématiques majeures exprimées par les utilisateurs sondés : l’éparpillement des sources d’informations (Internet, Ged, CRM, RSE, données publiques…), éparpillement des services gérant l’information (DSI, service infodoc, communication, marketing, direction générale…) et le volume croissant d’informations à traiter. Comme le souligne Caroline Buscal, Manager du département maîtrise de Serda, lors de la conférence Documation 2012 sur la gouvernance documentaire, « ces problématiques sont le miroir d’un réel besoin de convergence entre les services gérant l’information : service de veille, service archives, atelier de numérisation… La gouvernance peut avoir un rôle-clé dans la convergence des fonctions. »

En 2012, seulement 12% des organisations interrogées ont mis en place une politique de gouvernance documentaire, 38% de manière partielle et 11% ont prévu un projet de mise en place. « Nous sommes donc sur un phénomène récent et lent à se mettre en place », fait remarquer Caroline Buscal.

Cette année, serdaLAB avait introduit des questions sur la gouvernance documentaire dans les réseaux sociaux d’entreprise (RSE), phénomène montant dans les entreprises.

Caroline Buscal de poser la question : « La gouvernance documentaire s’arrête-t-elle aux portes du RSE ? » Question d’autant plus préoccupante au vu des 62% d’organisations ayant répondu que leur RSE était totalement autonome du reste du système d’information, ce qui se traduit par une absence totale de gestion des documents issus du RSE. Quant à l’archivage de ces informations, on en est encore loin… Il n’y a donc aucune gouvernance des informations issues du RSE. Dans seulement 7% des cas, il existe un connecteur entre RSE et système de gestion de contenu. Se pose donc la question du pilote du RSE. Si dans 36% des organisations, c’est le professionnel de l’information-documentation, dans 27% « autres » cas, c’est très disparate : marketing, communication ou, dans le pire des cas, « on ne sait pas ». Il y a encore du chemin à faire dans la gouvernance en général, mais surtout dans la gouvernance des RSE.

Source : Enquête Groupe serda/serdaLAB menée en mars 2012 auprès de 230 répondants

Télécharger le livre blanc serdaLAB "La gouvernance documentaire dans les organisations françaises"

Video de la Conférence plénière sur la gouvernance documentaire- Documation 2012 

En introduction, Pierre Fuzeau, Président de Serda, a rappelé que les exigences en matière de délais de retour sur investissement se raccourcissaient, y compris dans la gestion documentaire. Et de souligner la nécessité d’aligner les projets documentaires à la stratégie de son entreprise (1) : Alignement réglementaire et juridique, alignement sur la stratégie organisationnelle...

Serge Masanovic, spécialiste de l’économie des projets de systèmes d’information à VCM Conseil, et partenaire de Serda, a expliqué la méthode du Business case (2), véritable outil d’aide à la décision, document visant à justifier le projet « puisqu’on y travaille les coûts, mais aussi les bénéfices ». Mis en œuvre au moment du lancement d’un projet, il va illustrer l’impact du projet documentaire sur le métier de l’entreprise. Quatre ratios doivent être calculés :

–                    payback : c’est le nombre d’années à partir desquelles je commence à gagner de l'argent (c’est ce qui est souvent appelé à tort ROI),

–                    ROI : ratio entre le flux de trésorerie par période et l'investissement initialement,

–                    Valeur actualisée nette (VAN) ou TRI (Taux de rentabilité interne) : taux du placement.

Vincent Jamin, directeur du pôle dématérialisation de Docapost DPS, expose quatre types de gains dans un projet de dématérialisation : il y a, d’abord, les gains liés à la conformité. Certains clients peuvent obtenir un ROI rien qu’en réduisant le coût des litiges. L’impact réside aussi dans l’amélioration de l’image de marque de la société. Il cite le cas d’une agence intérimaire qui traite quelques milliers de contrats temporaires dont un certain taux se retrouve aux prudhommes. Avant dématérialisation, la société était incapable de présenter les documents en temps et en heure aux prudhommes. Autre type de gain : l’efficacité opérationnelle (optimisation de la productivité), par des temps de traitement beaucoup plus courts. Et une rationalisation des process.  Il fournit l’exemple de la dématérialisation des factures fournisseurs, qui peuvent apporter une économie annuelle de trois années hommes. Le troisième type de gain est l’optimisation du cash-flow. « On accélère la facturation et on optimise le recouvrement et donc, la trésorerie ». Enfin, le quatrième avantage réside dans l’optimisation des organisations.  « On accroît les possibilités d'évolution de l'organisation », précise-t-il.

Enfin, Franck Richou, Chef de Projet Archivage pour Swiss Life, explique comment le calcul de ROI (dans le cadre d’une mission réalisée par serda maîtrise) a été un levier de décision pour une stratégie de dématérialisation, en plus des obligations légales et réglementaires. L’assureur dispose de 20 km linéaires d'archives physiques chez deux archiveurs : 12 kml chez Iron Mountain et 8 kml chez Archiv System. Les volumes d’archives augmentent de 10% par an.  La conservation d’archives physiques représente 70% des coûts de fonctionnement de son service. En parallèle, une démarche de Ged sur les courriers entrants et la mise en place d'une politique d'archivage tenant compte du papier et de l'électronique ont été mises en place en 2011. « Il a fallu se poser la question de la dématérialisation de tout ou partie des documents, et de la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE) en interne ou en externe », explique le chef de projet. Il fallait, en effet, benchmarker les différentes solutions proposées, en termes de coûts et de bénéfices. Serda a imaginé différents scénarios : le premier étant de ne rien faire, tout en sachant qu’en dix ans, les coûts de fonctionnement doublaient. Actuellement, le coût de consultation quotidienne mobilise 2 ETP, soit environ 7,49 euros HT/demande. Les coûts de recherche, transport... chez l’archiveur s'élèvent à 4,17 € HT /demande. Le coût de consultation physique s'élève donc à 11,66 euros HT. La proposition qui a été faite est une numérisation « à la demande » et une indexation « basique » au dossier. L’image du dossier est ainsi disponible en ligne pour tout utilisateur. Le coût de consultation (hors stockage et évolution Ged) d'un dossier numérique serait de 5,36 euros HT.

Un participant dans la salle demande s’il vaut mieux archiver électroniquement en interne ou en externe (en cloud). Vincent Jamin répond que « si une entreprise est confrontée à une conformité forte, il est préférable de s'appuyer sur un tiers de confiance externe. On observe une tendance à l'externalisation à partir du moment où la sécurité est importante. »

Source : serdaLAB

(1) Vous pouvez évaluer l'alignement de votre projet à la stratégie de votre entreprise à l'aide de notre outil gratuit en ligne

(2) Slides de l'intervention de Serge Masanovic (VCM Conseil)

Pour voir ou revoir la conférence plénière : http://documation.tv/ct-2012-docapost-et-serda-32.html

VCM Conseil est partenaire de Serda, et notamment de serdaLAB à travers l’élaboration d’un outil en ligne de calcul du ROI de votre projet documentaire (dématérialisation, archivage physique et électronique…) 

Nouveauté cette année : nous avons introduit des questions sur la gouvernance et le Réseau Social d'Entreprise (RSE). Tous les répondants recevront par e-mail le 2e livre blanc,et pourront assister à la présentation des résultats, en avant-première, lors d'une conférence plénière le 21 mars à 11h30, sur Documation.

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 Un grand MERCI d'avance pour votre participation. Cela ne vous prendra que 10 minutes environ.

Télécharger le premier livre blanc serdaLAB sur la gouvernance documentaire

L’objectif de la commission était de mettre en place un système de rémunération afin de compenser le préjudice subi par les titulaires de droits d’auteur, occasionné par la copie d’une œuvre d'un support vers un autre pour son propre usage. Cette taxe est donc payée par le consommateur au moment de l’achat d’équipements technologiques permettant le stockage de contenus numériques, comme les tablettes.

Le 9 février dernier, les ayants droit  ont obtenu l’adoption du barème définitif, identique au barème provisoire qui avait été décidé début 2011. Rappelons que ce dernier avait expiré en décembre 2011. Le montant de cette taxe a été évalué selon des études d’usages et varie en fonction de la capacité de stockage des terminaux (elle est par exemple de 12 euros pour un iPad de 64 Go). Pourtant, Apple a décidé de ne plus appliquer cette règle et a ainsi baissé les prix de ses iPad dès le 11 janvier dernier.

La décision rendue lors de la commission copie privée sera publiée au journal officiel dans le courant du mois et entrera en vigueur le 1^er mars 2012.

Source : Clubic