Les résultats proviennent des réponses de 207 dirigeants et responsables d’entreprise issus de tous secteurs confondus, interrogés en janvier et février 2012.

73% des décideurs interrogés ne comprennent pas le concept du Big Data. Ainsi, sitôt faite la déduction que de gros volumes de données sont concernées, le manque de maîtrise de cette nouvelle tendance est manifeste.

Si les dirigeants ont conscience de l’enjeu représenté par les données (67% considèrent le sujet comme « sensible »), les carences sont assez flagrantes puisque 59% des participants à l’enquête affirment ne pas avoir les outils nécessaires à la bonne gestion de leur système informatique. Ce constat est encore plus clair lorsque l’on aborde le thème du cloud comuputing, pour lequel 72% des répondants déclarent manquer d’outils afin de gérer convenablement les données contenues dans le cloud.

L’enquête met donc en lumière le retard pris par les organisations, qui sont pour la plupart loin d’être préparées à accueillir les nouveaux concepts que sont le Big data et le cloud computing.

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En introduction, Pierre Fuzeau, Président de Serda, a rappelé que les exigences en matière de délais de retour sur investissement se raccourcissaient, y compris dans la gestion documentaire. Et de souligner la nécessité d’aligner les projets documentaires à la stratégie de son entreprise (1) : Alignement réglementaire et juridique, alignement sur la stratégie organisationnelle...

Serge Masanovic, spécialiste de l’économie des projets de systèmes d’information à VCM Conseil, et partenaire de Serda, a expliqué la méthode du Business case (2), véritable outil d’aide à la décision, document visant à justifier le projet « puisqu’on y travaille les coûts, mais aussi les bénéfices ». Mis en œuvre au moment du lancement d’un projet, il va illustrer l’impact du projet documentaire sur le métier de l’entreprise. Quatre ratios doivent être calculés :

–                    payback : c’est le nombre d’années à partir desquelles je commence à gagner de l'argent (c’est ce qui est souvent appelé à tort ROI),

–                    ROI : ratio entre le flux de trésorerie par période et l'investissement initialement,

–                    Valeur actualisée nette (VAN) ou TRI (Taux de rentabilité interne) : taux du placement.

Vincent Jamin, directeur du pôle dématérialisation de Docapost DPS, expose quatre types de gains dans un projet de dématérialisation : il y a, d’abord, les gains liés à la conformité. Certains clients peuvent obtenir un ROI rien qu’en réduisant le coût des litiges. L’impact réside aussi dans l’amélioration de l’image de marque de la société. Il cite le cas d’une agence intérimaire qui traite quelques milliers de contrats temporaires dont un certain taux se retrouve aux prudhommes. Avant dématérialisation, la société était incapable de présenter les documents en temps et en heure aux prudhommes. Autre type de gain : l’efficacité opérationnelle (optimisation de la productivité), par des temps de traitement beaucoup plus courts. Et une rationalisation des process.  Il fournit l’exemple de la dématérialisation des factures fournisseurs, qui peuvent apporter une économie annuelle de trois années hommes. Le troisième type de gain est l’optimisation du cash-flow. « On accélère la facturation et on optimise le recouvrement et donc, la trésorerie ». Enfin, le quatrième avantage réside dans l’optimisation des organisations.  « On accroît les possibilités d'évolution de l'organisation », précise-t-il.

Enfin, Franck Richou, Chef de Projet Archivage pour Swiss Life, explique comment le calcul de ROI (dans le cadre d’une mission réalisée par serda maîtrise) a été un levier de décision pour une stratégie de dématérialisation, en plus des obligations légales et réglementaires. L’assureur dispose de 20 km linéaires d'archives physiques chez deux archiveurs : 12 kml chez Iron Mountain et 8 kml chez Archiv System. Les volumes d’archives augmentent de 10% par an.  La conservation d’archives physiques représente 70% des coûts de fonctionnement de son service. En parallèle, une démarche de Ged sur les courriers entrants et la mise en place d'une politique d'archivage tenant compte du papier et de l'électronique ont été mises en place en 2011. « Il a fallu se poser la question de la dématérialisation de tout ou partie des documents, et de la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE) en interne ou en externe », explique le chef de projet. Il fallait, en effet, benchmarker les différentes solutions proposées, en termes de coûts et de bénéfices. Serda a imaginé différents scénarios : le premier étant de ne rien faire, tout en sachant qu’en dix ans, les coûts de fonctionnement doublaient. Actuellement, le coût de consultation quotidienne mobilise 2 ETP, soit environ 7,49 euros HT/demande. Les coûts de recherche, transport... chez l’archiveur s'élèvent à 4,17 € HT /demande. Le coût de consultation physique s'élève donc à 11,66 euros HT. La proposition qui a été faite est une numérisation « à la demande » et une indexation « basique » au dossier. L’image du dossier est ainsi disponible en ligne pour tout utilisateur. Le coût de consultation (hors stockage et évolution Ged) d'un dossier numérique serait de 5,36 euros HT.

Un participant dans la salle demande s’il vaut mieux archiver électroniquement en interne ou en externe (en cloud). Vincent Jamin répond que « si une entreprise est confrontée à une conformité forte, il est préférable de s'appuyer sur un tiers de confiance externe. On observe une tendance à l'externalisation à partir du moment où la sécurité est importante. »

Source : serdaLAB

(1) Vous pouvez évaluer l'alignement de votre projet à la stratégie de votre entreprise à l'aide de notre outil gratuit en ligne

(2) Slides de l'intervention de Serge Masanovic (VCM Conseil)

Pour voir ou revoir la conférence plénière : http://documation.tv/ct-2012-docapost-et-serda-32.html

VCM Conseil est partenaire de Serda, et notamment de serdaLAB à travers l’élaboration d’un outil en ligne de calcul du ROI de votre projet documentaire (dématérialisation, archivage physique et électronique…) 

91% des grandes entreprises (500 salariés et plus) envisagent d’adopter le workshifting à l’horizon 2013. Ce terme désigne une méthode organisationnelle basée sur le travail au bon endroit au bon moment. Cette tendance est née de la transformation des comportements des salariées et des technologies : Bring your own device, virtualisation de l’espace de travail, cloud computing, etc. Le workshifting prône donc le télétravail et le nomadisme, encouragés par l’explosion des taux d’équipements en terminaux mobiles (smartphones, tablettes). La transition vers le workshifting est également la suite logique pour les organisations ayant recours à des collaborateurs temporaires (freelance, intérimaires, etc.).

Les bénéfices de cette consumérisation de l’IT sont principalement liés à la productivité et à la réduction des coûts, cités respectivement par 54% et 52% des personnes interrogées.

Cette tendance semble suffisamment forte pour que les éditeurs de solutions tentent de capturer cette future demande. Quest software a par exemple lancé WorkSpace Management, qui permet la centralisation et l’uniformisation des postes de travail de plus en plus fragmentés.

Source : Silicon

Cotranet est un éditeur de solutions de GED collaborative basées sur  des logiciels open source. Cette version se distingue par l’apport de quatre nouvelles fonctionnalités :

- Les espaces collaboratifs riches : permettent de créer des espaces « projets » collaboratifs au sein de la solution. La version 6.6 facilite leur création via la création d’une bibliothèque de modèles d’espaces (nommés « e-space »)

- Mes espaces collaboratifs potentiels : cette fonctionnalité permet de recenser l’ensemble des e-spaces créés. Les utilisateurs peuvent ainsi être informés des projets en cours et les intégrer.

- Le module « ScanToCloud » : permet le classement et l’archivage de documents numérisés.

- Le module Sondage : il est désormais possible de créer des sondages au sein de la solution Cotranet.

Source : Cotranet