Ebrary, filiale du groupe Proquest, a récemment mené une enquête sur les pratiques de lecture numérique des étudiants de Grande-Bretagne. En regard d’une étude similaire (1) menée de manière mondiale en 2011, les résultats sont plutôt étonnants. En effet, les étudiants britanniques préfèrent les e-books aux livres imprimés et les utilisent plus que leurs homologues mondiaux. 58% d’’entre eux choisissent « très souvent » ou « souvent » les e-books aux livres imprimés, contre 48% de manière mondiale. Plus de 85% des étudiants britanniques ont indiqué utiliser des e-books jusqu’à 10 heures par semaine et seulement 10% ont indiqué qu’ils n’utilisent jamais d’e-books. En comparaison, seulement 52% des répondants mondiaux avaient déclaré utilisé un e-book jusqu’à 10 heures par semaine et 46% avaient déclaré ne jamais utiliser d’e-books. Par ailleurs, pour plus de 80% des étudiants britanniques, les ressources digitales disponibles sont « bonnes » ou « excellentes » et seulement 6% des étudiant ne savaient pas que leurs bibliothèques offraient des services numériques, contre 38% des répondants mondiaux. Pour Kevin Sayar, président d’ebrary, ces chiffres sont assez surprenants : “ebrary was surprised to see such a variation of results in the UK”. Selon lui, ces taux d’utilisation d’e-books sont certainement le résultat des campagnes de promotion des bibliothèques en faveur de la lecture digitale.

(1) 6300 étudiants issus du monde entier avaient participé à l’étude de 2011 sur la lecture numérique.

Pour consulter l’étude d’ebrary, cliquez sur le lien suivant : http://site.ebrary.com/lib/surveys 

Source : Teleread.com

Depuis avril 2012, Feedbooks, le libraire numérique, propose une version allemande avec un catalogue recensant 18 000 titres.

En introduction, Pierre Fuzeau, Président de Serda, a rappelé que les exigences en matière de délais de retour sur investissement se raccourcissaient, y compris dans la gestion documentaire. Et de souligner la nécessité d’aligner les projets documentaires à la stratégie de son entreprise (1) : Alignement réglementaire et juridique, alignement sur la stratégie organisationnelle...

Serge Masanovic, spécialiste de l’économie des projets de systèmes d’information à VCM Conseil, et partenaire de Serda, a expliqué la méthode du Business case (2), véritable outil d’aide à la décision, document visant à justifier le projet « puisqu’on y travaille les coûts, mais aussi les bénéfices ». Mis en œuvre au moment du lancement d’un projet, il va illustrer l’impact du projet documentaire sur le métier de l’entreprise. Quatre ratios doivent être calculés :

–                    payback : c’est le nombre d’années à partir desquelles je commence à gagner de l'argent (c’est ce qui est souvent appelé à tort ROI),

–                    ROI : ratio entre le flux de trésorerie par période et l'investissement initialement,

–                    Valeur actualisée nette (VAN) ou TRI (Taux de rentabilité interne) : taux du placement.

Vincent Jamin, directeur du pôle dématérialisation de Docapost DPS, expose quatre types de gains dans un projet de dématérialisation : il y a, d’abord, les gains liés à la conformité. Certains clients peuvent obtenir un ROI rien qu’en réduisant le coût des litiges. L’impact réside aussi dans l’amélioration de l’image de marque de la société. Il cite le cas d’une agence intérimaire qui traite quelques milliers de contrats temporaires dont un certain taux se retrouve aux prudhommes. Avant dématérialisation, la société était incapable de présenter les documents en temps et en heure aux prudhommes. Autre type de gain : l’efficacité opérationnelle (optimisation de la productivité), par des temps de traitement beaucoup plus courts. Et une rationalisation des process.  Il fournit l’exemple de la dématérialisation des factures fournisseurs, qui peuvent apporter une économie annuelle de trois années hommes. Le troisième type de gain est l’optimisation du cash-flow. « On accélère la facturation et on optimise le recouvrement et donc, la trésorerie ». Enfin, le quatrième avantage réside dans l’optimisation des organisations.  « On accroît les possibilités d'évolution de l'organisation », précise-t-il.

Enfin, Franck Richou, Chef de Projet Archivage pour Swiss Life, explique comment le calcul de ROI (dans le cadre d’une mission réalisée par serda maîtrise) a été un levier de décision pour une stratégie de dématérialisation, en plus des obligations légales et réglementaires. L’assureur dispose de 20 km linéaires d'archives physiques chez deux archiveurs : 12 kml chez Iron Mountain et 8 kml chez Archiv System. Les volumes d’archives augmentent de 10% par an.  La conservation d’archives physiques représente 70% des coûts de fonctionnement de son service. En parallèle, une démarche de Ged sur les courriers entrants et la mise en place d'une politique d'archivage tenant compte du papier et de l'électronique ont été mises en place en 2011. « Il a fallu se poser la question de la dématérialisation de tout ou partie des documents, et de la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE) en interne ou en externe », explique le chef de projet. Il fallait, en effet, benchmarker les différentes solutions proposées, en termes de coûts et de bénéfices. Serda a imaginé différents scénarios : le premier étant de ne rien faire, tout en sachant qu’en dix ans, les coûts de fonctionnement doublaient. Actuellement, le coût de consultation quotidienne mobilise 2 ETP, soit environ 7,49 euros HT/demande. Les coûts de recherche, transport... chez l’archiveur s'élèvent à 4,17 € HT /demande. Le coût de consultation physique s'élève donc à 11,66 euros HT. La proposition qui a été faite est une numérisation « à la demande » et une indexation « basique » au dossier. L’image du dossier est ainsi disponible en ligne pour tout utilisateur. Le coût de consultation (hors stockage et évolution Ged) d'un dossier numérique serait de 5,36 euros HT.

Un participant dans la salle demande s’il vaut mieux archiver électroniquement en interne ou en externe (en cloud). Vincent Jamin répond que « si une entreprise est confrontée à une conformité forte, il est préférable de s'appuyer sur un tiers de confiance externe. On observe une tendance à l'externalisation à partir du moment où la sécurité est importante. »

Source : serdaLAB

(1) Vous pouvez évaluer l'alignement de votre projet à la stratégie de votre entreprise à l'aide de notre outil gratuit en ligne

(2) Slides de l'intervention de Serge Masanovic (VCM Conseil)

Pour voir ou revoir la conférence plénière : http://documation.tv/ct-2012-docapost-et-serda-32.html

VCM Conseil est partenaire de Serda, et notamment de serdaLAB à travers l’élaboration d’un outil en ligne de calcul du ROI de votre projet documentaire (dématérialisation, archivage physique et électronique…) 

Pour en savoir plus sur la conférence

Pour en savoir plus sur l'étude livre électronique

Le graphique suivant montre que 58% des bibliothèques d'université ont souscrit, en 2011, à l'abonnement au service full web en mode SaaS  Ebsco A-to-Z, destiné à donner accès à l'ensemble des ressources électroniques (revues, journaux et e-books) en texte intégral, acquises par la bibliothèque. L'avantage est la recherche multisources. Cela dit, cette domination est à relativiser car les chiffres d'abonnement incluent une version gratuite et limitée du service. En deuxième position, c'est toujours Ebsco avec sa solution Linksource, un résolveur de liens (permet d'utiliser des liens openURL).

Source : Etude Tosca Consultants (pourcentage calculé sur le total de 270 produits choisis en 2011 par les bib d'université)

Dans les bibliothèques spécialisées, l'éventail de solutions adoptées en 2011 est beaucoup plus large que dans les Bibliothèques universitaires. La solution SaaS Ebsco A-to-Z est, à nouveau, leader sur ce marché, avec 22% de parts de marché en 2011 (en nombre d'abonnements annuels et non pas en chiffre d'affaires). En deuxième position, Swets Wise "ERM" (Electronic Resource management), également en mode SaaS, a été choisi par 15% des bibliothèques spécialisées.  Ensuite, 9% d'entre elles ont adopté en 2011 la solution Kentika 1.5.4, de l'éditeur éponyme (ex-GB Concept). Le même nombre a opté pour Swets Wise "Access & Discovery". Alexandrie 7, de GB Concept (positionné "CMS documentaire" sur son site) et le portail documentaire Cadic Integrale (de Cadic) sont utilisées par respectivement 8 et 7% des bibliothèques spécialisées.

Source : Etude Tosca Consultants (pourcentage calculé sur 283 produits choisis en 2011 par les bibliothèques spécialisées)

Retrouvez l'ensemble des résultats : http://www.toscaconsultants.fr/logiciel.htm

L’éditeur spécialisé en information scientifique commercialise une version premium de sa solution de workflow Reaxys, qui fournit des informations liées aux mélanges et aux réactions chimiques. Cette nouvelle mouture vise à rationaliser la recherche de workflows, et s’adresse aussi bien aux chimistes qu’aux chercheurs. Parmi les nouvelles fonctionnalités, on souligne les outils de comparaison de jeux de données, les outils de visualisation et l’accélération des processus d'analyses. Des briques sociales ont également été intégrées avec des options d’annotations et de partage d’informations afin de faciliter le travail collaboratif.

Source : Elsevier