SAE
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Retour d'expérience
- Thibaut Stephan

Le groupe MetLife, spécialisé dans l’assurance-vie et la prévoyance, revient sur la mise en place de son projet de dématérialisation du courrier.

L’objectif de l’automatisation du traitement du courrier était de fiabiliser la relation avec les assurés et de limiter les risques de litiges. Auparavant, les courriers recommandés étaient assemblés et envoyés manuellement, ce qui représentait quotidiennement deux heures de travail pour un coût global de huit euros par envoi.

A ce jour, MetLife assure avoir  réduit la charge de travail à 10 minutes par jour et divisé les frais par quatre. Les gains sont évalués à 1 200 000 euros par an.

Outre ses bénéfices économiques, le nouveau système garantit la traçabilité des courriers et permet l’archivage des preuves de dépôt et des accusés réception au sein d’un système d’archivage électronique à valeur probatoire.

Ce succès a entraîné le lancement d’autres projets tels que la dématérialisation d’autres flux (gestion de la relation client) et la création d’espaces sécurisés permettant aux assurés d’accéder à l’ensemble de leur dossier client.

Source : decision-achats.fr

Actu législation
- Thibaut Stephan

Billet de Pierre Fuzeau qui signale la nouvelle certification NF 461 concernant les systèmes de management de système d'archivage électronique.

Il y avait jusque là un dispositif de certification appliqué par Afnor Service dans le cadre du référentiel NF Z 40-350 destiné aux prestations en archivage et gestion externalisée des documents dans leur composante physiques.
Il y a désormais la certification NF 461 datée du 17 décembre 2012 qui est délivrée par Afnor Certification pour les systèmes de management de système d'archivage électronique.
C'est le chaînon qui manquait à l'édifice : je salue l'Afnor et les porteurs du projet qu'ont été le SIAF et les associations professionnelles Aproged et Fntc pour ce travail.
Espérons que la suite logique de la série des normes ISO 30300  puissent donner lieu aussi à un dispositif de certification analogue. Nous disposerions ainsi de la couverture complète pour la maîtrise des flux et conservation documentaire  : gestion du cycle de vie des documents (GDA) + gestion de l'archivage électronique (SAE).
Ce serait bon pour la gouvernance documentaire !

Source : http://memoireetsavoir.blogspot.fr

Actu législation
- Virginie Boillet

Christian Dubourg,d'Ever Team, qui a participé au groupe de travail sur la certification explique sur le blog d'Ever Team, ce que la certification devrait changer. La norme NF Z42-013 également connue sous son appellation internationale ISO 14641-1 permet de mettre en place un Système d’Archivage Electronique (SAE). Pour permettre de garantir qu’un SAE respecte les règles de l’art de la norme,une certification officielle sera bientôt disponible sur le marché. Pour en arriver à cette certification, plusieurs associations professionnelles (APROGED et FNTC) se sont regroupées au sein d’un groupe de travail pour établir un référentiel de certification avec le concours du Service Interministérielle des Archives de France (SIAF) et d’un grand compte représentant les utilisateurs.

Historique des travaux sur le SAE
 Juillet 1999 – Publication de la première version de la norme NF Z42-013 (AFNOR Normalisation)
 Décembre 2001 – Publication de la seconde version de la norme NF Z42-013 (AFNOR Normalisation)
 Mars 2009 – Révision de la NF Z42-013 par la CN171 (AFNOR Normalisation)
 Juin 2010 – GA Z42-019 : Publication du Guide d’application de la norme NF Z42-013 par la CN171 (AFNOR Normalisation)
 Février 2012 – Norme  ISO 14641-1 issue de la norme NF Z42-013 (APROGED)
 Avril 2012 – NF Z42-020 : Norme AFNOR sur le composant Coffre-fort numérique d’un SAE NF Z42-013 (AFNOR Normalisation)
 S2/2012 – Marque NF SAE 461 (AFNOR Certification)
 
 
Certifications privées, quel valeur faut-il leur accorder?
Depuis la révision 2009 de la norme NF Z42-013, certaines sociétés se sont spécialisés dans l’audit de SAE. Ces audits sont fondés sur la perception personnelle du consultant de ce que doit être un SAE conforme avec des exigences NF Z42-013. Après analyse du SAE, le fournisseur de service délivre ou non un « document de conformité » permettant d’assurer à son client que son système permet de répondre aux exigences de la norme.
 
Depuis quelques temps, ses sociétés proposent également aux éditeurs de logiciel SAE un service pour évaluer la solution afin de permettre de délivrer un document de conformité du logiciel SAE proposé par l’éditeur. Un client pourra alors acquérir la solution de l’éditeur en ayant la certitude que la solution acquise est conforme aux exigences de la norme. Mais qu’en est-il en réalité ?
 
Pour répondre à ces questions, il suffit de poser quelques faits ou quelques questions complémentaires :
Chaque consultant valorise son propre référentiel par rapport à sa connaissance de la norme, à son expérience  et à sa compréhension personnelle. Le niveau de référentiel n’étant pas partagé par les auditeurs, le niveau d’exigence est assez disparate d’un auditeur à l’autre.
Un progiciel SAE non déployé n’ est pas en mesure d’être évalué par rapport aux exigences principales de la norme NF Z42-013 puisque de nombreuses exigences reposent sur un SAE en action. La garantie offerte par un « certificat de conformité » délivré par un auditeur sur un progiciel non déployé  est-elle un gage suffisant de conformité aux exigences de la norme ?
Fort de ces constats, les associations professionnelles APROGED et FNTC avec l’aide du SIAF et d’un grand compte utilisateur ont souhaité mettre en place un système de certification reposant sur un référentiel partagé et dont la compréhension est commune à l’ensemble des acteurs de la chaîne (consultants, éditeurs, utilisateurs, auditeurs, certificateurs).
 
Pré-audit : vers un nouveau service
Pour permettre un audit de votre SAE, un travail important de pré-audit doit être mené. Il est indispensable pour permettre de vérifier que le SAE en place est en mesure de répondre aux exigences du référentiel de certification. C’est dans ce cadre que des services  d’un consultant spécialisé seront indispensables.
 
 
Marque NF SAE - Une certification reconnue et reconnaissable
AFNOR Certification, organisme accrédité par le COFRAC a été retenu pour permettre d’auditer les SAE. L’audit est réalisé sur la base des exigences fixées dans les règles de certification liées à la norme NF Z42-013. Le ou les auditeur(s) s’assure(nt) également de l’application des règles générales de la marque NF. Le but de l’audit est l’obtention de la certification permettant d’utiliser un marquage correspondant à cette certification. La communication sur les informations relatives à la certification de produits et de services est encadrée par le Code de la Consommation : celui-ci a pour objectif de rendre transparente pour les clients et les utilisateurs, la signification des labels et marques de certification.
Le seul certificat de conformité qui pourra être délivré à un SAE internalisé ou externalisé sera celui qui sera reconnaissable par le marquage  NF SAE 461. Bien entendu, l’utilisation abusive de ce marquage est réprimandé par le code de la Consommation.

Source : http://blog.ever-team.com/archivage-electronique-papier/certification-afnor-sae-nfz42013/

 

 

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